プロジェクト管理ツールと言えばのBacklogユーザー会#JBUG神戸#2参加レポート

こんにちは。自他共に認めるイクメンITシステム導入コンサルタントのアフロ（@afroriansym567）です。自社のプロジェクト管理は主にRedmineを利用していますが、私自身は、個人的な課題管理はBacklogを利用しています。

 

利用しているツールはともかく、皆さんは、「プロジェクト管理」について普段考える機会はどれほどあるでしょうか？

 

エンジニアやシステム関連のお仕事にダイレクトに関係している方ではなくとも、イベント開催するにあたっていつまでに何をする必要があるのか。管理できず大変なことになってしまった。家庭内のスケジュール管理を整理するのはカレンダーに書き込むだけでは難しい。

 

そんな苦い経験をお持ちの方も含めて「プロジェクト管理」について学ぶとより良い人生100年時代を過ごすことができるのではと思います。

 

よき人生を過ごすため、Backlogというツールをお勧めするよ、というお話は別でしてますのでご参照いただくとして、今回はBacklogという課題管理ツールのユーザー会の参加レポートです。

 

日々の業務を効率的に管理したい方、家庭でも課題管理したい方、ひいては人生というプロジェクトを豊かにしたい方々へ向けて書きます。

 

 

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Backlogユーザー会について

そもそもBacklogユーザー会って何？という方向けに書いておきます。

 

端的に言えば、Backlogのファンが集まって、プロジェクト管理について意見交換するための会です。（いや、それだけではないんだけど。。。）

 

Backlogへの愛を語る人、意見したい人、まだ使ってないけど興味ある人などが主に集まる模様です。

 

ただ、公式ブログを見るに、もっと敷居は広いです。プロジェクトを進める上でのコミュニケーションや働き方にまで意識は及んでいます。

 

JBUG（ジェイバグ：Japan Backlog User Group）は、Backlogユーザーによるコミュニティです。現在はオフラインでのイベント開催をメインに、Backlogの話だけに止まらず、プロジェクト管理全般やチームコミュニケーション、働き方などについても意見交換を図っています。プロジェクト管理は、全ての業種/職種において必須のスキルである一方、そのノウハウが学べる場はあまり多くありません。Backlogは国内最大級のプロジェクト管理ツールであり、すでに80万人を超えるユーザーがいることから、「プロジェクト管理」「仕事のうまい進め方」に関する知識やテクニック、ノウハウを学び合うことをねらいとして、JBUGが発足されました。

実体験から学んだ知見やノウハウのシェアを通し、より「働くを楽しくする」を実現したいと思っています。

※引用（日本各地で #JBUG (Japan #Backlog User Group) のイベントが開催されます！ | Backlog ブログ ＞JBUGって何？ より）

 

今回初めて、参加して様子を見ることができました。参加者の内訳は、実際に利用している人の方が多かったものの、これから利用してみたい方も１～２割ほどいらっしゃいました。

 

そして登壇された方々の発表内容は、単純にBacklogの利用方法にとどまらないものばかりでした。

 

何より、お酒も飲めて楽しいですよ！
（私は開始ぎりぎり到着で、話もそこそこに飲み食いばかりしてしまいました(恥)） 

 

自己紹介（神戸only???）

さて、19:00を少し過ぎて、おおよそ参加者がそろったかというタイミングで始まりました。

 

 そして、#JBUG タグをつけてtwitterでリアルタイムレポする練習をする。

 

 

なんとこちらのブログの著者の方もいらっしゃいました。

えええこれ超絶参考にするよ。うちの会社も移行させたい。。。

 

blog.ismg.kdl.co.jp

 

自己紹介の後の所感ですが、参加者はフリーランスの方と、企業内の情報システム室勤務の方が多かったです。

 

私のような、サラリーマンでエンジニアでないシステム導入コンサルタントという立ち位置は珍しい感じなのでしょう。

 

各セッション内容

自己紹介が終わり、いよいよメインスピーカーの皆様の出番です。

 

以下より、プロフィール詳細やセッションスピーカーの皆様に関する記事がございますので、ぜひご覧ください。

jbug.connpass.com

 

ちなみに、connpassに登録してJBUGのグループメンバーになっておけば、イベントの予定メールが配信されてきますのでぜひぜひ。

 

ジョージさん「”プロジェクト管理”の前に考えること」

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トップバッターはジョージさんです。

タイトルの時点でアツさを感じます。

 

実は法人登記直後だったようで、節目のエネルギーを出していらっしゃったのでしょうか。

 

プログラムも書くことはできるけど、PMに専念する方向へ舵を切られたジョージさん。そのエッセンスを頂戴します。

 

検討事項概要

 

まずは、プロジェクトを始める前の検討事項概要です。

 

ポイントは、プロジェクトに関係するメンバー全員で”共通認識”をもって利用できるツール選定、取り決めが大事だと。自分のtweetから引用です。

 

 

 

 

個人的に難しいなと感じることは、各ツールで利用する単語の定義統一です。結局は、人と人との価値観は完全に別なので、どこかで妥協する必要はある。でも、得意な人に基本的にはお任せして、絶対にPMとしてずらしたくない部分は譲らない。という形が個人的な型として頭にあります。

 

で、絶対的に、プロジェクトを一緒に遂行する人のことをよく知っておくとスムーズさが変わってくると思います。

 

 

ジョージさんは、バックグラウンドやプライベートについてあまり話してくれない人については、SNSを見るようにしているそうです。

 

これは目からウロコです。オフラインでは寡黙だけどオンラインでは饒舌な人って確かにいるかもです。

 

検討事項詳細

少しこまごまとした取り決め部分です。プロジェクト管理側として、気にかけるべきポイントです。

 

  • 情報共有の設定を決める
    ⇒　プロジェクトマネージャー階層のみがアクセスできる情報の切り分け

 

こちらは、特にお金に関する決済権限を持つ方を特定しておいてアプローチする際や、そもそも現場だけで判断できることかそうでないことなのかを切り分ける基準作りにもつながると思われ、ほほうなるほど、という感触でした。

 

お金の決済に至るまでは承認フローの差し戻しなど発生することも多いので、前述の、プロジェクトに関するメンバーのバックグラウンドまで含めておさえておけばパーフェクトなのかも知れません。

 

  • 注意喚起プレイヤーの設定
    ⇒　過去の課題が残っていてリマインドがうざい
    　　（プロジェクト管理ツールあるある）
    ⇒　後工程で管理する人を設定しよう

 

というわけです。はい。botでも仕込めるのなら仕込んじゃいましょう。

これは人力でも誰かしらがやってますね。こういう人がいるとお客様も大変助かります。（実感込めて書いてるつもりです）

 

 

最後に、ジョージさんが最も想いを持たれて発表されていた内容ではないかと思うものがあります。（勝手な印象ですが）

 

  • 「営業を味方にする」
    　⇒　営業はクライアントの内情を最も知っている。
    　　　そのため、技術側と情報共有することでお客様への価値をうまく出して、
    　　　予算追加等のケースでも柔軟に対応できると思われる。

やっぱりね、現場担当者（エンジニアやスタッフ）と営業って、直接関係しないから、意識も視点も違うんですよね。これが同じ方向向いた時のすごさは違うんだろうと素直に感じます。 

 

まとめ

  • 面倒と思われることを先にやる
  • リアルなコミュニケーション
  • 合意形成の場を作る
  • PM、ディレクターの知識量
  • 守るべきは「納期」と「メンバー」

 

知識の蓄積は効率的に。経験が違うメンバーが一緒に働く以上、全員のナレッジ共有をした上で、危機管理にもつなげたいものです。リスクは先読みして、メンバーを守る。

 

個人としては、まずはセルフマネジメントからおこなうのがお勧めとのこと！

 

こうして活動した結果、あなたの人生そのものがプロジェクトなのです。

 

あなたの人生そのものを活かすヒントがつまった発表です。アツかった。。。

 

 

まとめの後に質疑応答がありました。

女子大生参加者からの質問へのジョージさんの回答が素敵でした。

 

Q：　サークルなど、メンバーに何をどこまでどう振ればよいのか

A：　とりあえず振ってみる、責任感で人を動かす。仕事でも役職を先に渡してやる。

 

これ、私も経験ありますけど、仕事や役職を渡す側の気持ちを考えるとアツい想いがわいてきますね。

 

信頼関係ができていれば、ほぼうまくいくのではと思います。

 

 

様々なプロジェクトに関係する人は、それぞれの景色を、いろいろな立場から見ているのですね。

 

個人的には、それぞれの景色をできる限り認識しながら、自分を含めた全員が実りある経験を得ることができるように修行したいものだと感じました。

 

デジタルムーン　道田さん「クラウドツールと共に、プロジェクト管理の変遷と課題～完全リモートワーク17年、私達の働き方改革～」

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さて、次はバックログ歴11年の道田さんです！

起業家としてバックログを使い始めて継続しているユーザー愛を語ってくださいます。

 

デジタルムーンというColdFusionでのシステム開発、WEB制作会社ではなんと創業当時から全員完全リモートワークだそうです。

 

なので、課題管理としてのツール利用というより、コミュニケーションとしてのツール利用がいかにできるかという部分が最初は重要だったのかもしれません。

 

そんなことを思いながら聞いていましたが、

 

デジタルムーンのツール利用の歴史

ざっと以下のような感じです。

  • 2001年ごろ
    ⇒　AOL、メッセンジャー、メール内容は件名で判別できるよう工夫。
    ⇒　メール、メーリングリストも利用していく。
  • 2005年ごろ
    ⇒　チャットはスカイプが入ってきた。内製の課題管理アプリを利用。
  • 2007年ごろ
    ⇒　Backlog（社内）スカイプ（社内）メール（社外）という切り分けができる。
    　※　ついにBacklog登場です！
  • 2008年ごろ
    ⇒　Backlogで、社外ともプロジェクトや課題が共有できるようになった！
    ⇒　歴史的出来事！！
    　⇒　だが、バージョン管理に時間がかかるという課題があった
  • 2018年
    ⇒　クラウドツール　ハイブリッドの時代
    ⇒　チャットツールが、Backlogに記載するほどでもない言語の補助をする。

 

なるほどこれであれば、ノウハウ共有されないで過ごされるケース、とりこぼされる情報内容は少ないのかなあと思いながら聞いていました。

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やってみてこそわかることだぞ、という感触です。

 

Backlogへの愛

道田さん、社内アンケートをとってみたということでお伺いしました。

まさにBacklog愛です。

 

社員アンケート
　１．Backlogの好きなところ
　　　　夫婦のような存在、みやすい、かわいい、
　　　　　※　後から、ヒットしやすいようにメンテナンスする

　２．Backlogで困った点
　　　　コメント量が多くなるとどれが最新の情報かわからなくなる
　　　　※バックログのコメント量で仕事がスムーズでないかがわかる
　　　　（問題発見への糸口にもなるのでこれは使いづらさというか目印）

　３．Backlog投稿で注意している点は？
　　　・　相手の文章の中にある名詞を使う（相手が理解しやすい文章）
　　　・　「相手が知りたい結論」を先に書く
　　　・　文章の優先順位をつけてお伝えする。強弱つける。
　　　　⇒　バックログのプレビュー画面、で見直すのがコツ
　　　　　（下書き書いて、コーヒー飲んで、ひと呼吸おいて見直す）

 

まとめ

  • コメントやチャットだけに頼らない
    ⇒　電話や音声でのコミュニケーションを適度に挟むことも大事
    ⇒　温度感は、実際に話してみないと、こちらの認識と違うこともある

在宅ワーク、リモートワークを10年以上も遂行されて来た方の発表でしたので、最後のまとめの重みが違いました。

 

私も、slackだけで完結する仕事ばかりではないことを肝に銘じたいです。

 

face to faceや電話で声を聞いてコミュニケーションすることで感じることができる部分を忘れずに、うまく使っていきたいものです。

 

他にも、TYPETALKとチャットワークの違いや、お客様とチャットツールを利用する場合の取り決め（契約書に、XX:XX～の問い合わせは、XX:XX～に対応するなど盛り込む）などのお話もあり、大変密度の濃い時間でした。

 

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そしてピッタリ終わるという素晴らしさ。

 

以下の、道田さんのインタビュー記事は見ておいたほうが良いですよ。

m-woman.com

 

竹下さん「Backlog For Amazon Alexa について」

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さて、大トリはJBUG神戸の運営メンバーでもある竹下さん（mt8）です。

 

休憩中に少しお話させて頂いたのですが、竹下さんの昔のお仕事が、私の今のお仕事と間接的に関わっている模様でビビりました。世間狭いです。

 

 

という感じで、休憩をはさんでヌルっと始まりました。

 

mt8自己紹介 

掴みが素敵でした。竹下さんのお仕事はWORDPRESS公式プラグインの開発からドローンパイロットまで。モデレーターとして勉強会の管理人や会場調整も行っています。

 

ちなみに、宮古島散歩というアプリを開発されています。

宮古空散歩

宮古空散歩

  • Kazuto Takeshita
  • 旅行
  • ¥120

 

play.google.com

 

これもう本当にきれいだった。

驚くほどきれいだった。

 

横道にそれましたが戻ります。

さて、AlexaにBacklogを開かせて報告してもらうという下りに移りましょう。

 

スキルストアに並ぶまでの苦労 

とはいうものの、実は大変な苦労があったのです。

backlog.com

 

こうして公式で宣伝されてますが、スキルストアに並ぶためには、アマゾンレビューを通る必要があるのです。

 

 

 さて、それではお待ちかねの！

 

Amazon Alexaデモ

最初、数回やってもうまくいかなかったんです（デモには魔物が住んでいる）が、

 

反応してくれました！

（手ブレしまくりですがご容赦ください）

 

 

 

というわけで、プロジェクトの全体進捗感と、自分の課題の進捗ステータスについても確認ができるスキルが無事動作しました。

 

安心しましたね（笑）

 

追加実装したい機能アンケート 

安心したところで、どんな機能が欲しいですか？とざっくばらんに会話タイムです。

ちょっと脈絡ない感じですが、列挙します。

 

  • Backlog上のプロジェクト選択できる機能
  • 課題登録する機能
    （課題登録して！　⇒　件名はどうしますか？　⇒　内容は？　みたいなやつ）
  • アレクサ、バックログでfreeeの請求書を作って
    （freeeのenterpriseバージョンから請求書。バックログは工数わかるので利用。）
  • このプロジェクト、炎上しそうな案件です！としゃべる機能
  • このままでは社員がヒマです！としゃべる機能
  • 期限日入ってないけど一定期間たってるよ！大丈夫ですか？
  • しばらく動いてない課題掘り起こして削除する機能
    （1年以上動いていない課題など）

 

現時点で実装できるできないは置いておいて、楽しいトークが広がりましたね。

それにしても、freeeで請求書作っちゃって！ていうのは売れるネタですね。

 

自分フリーランスやったら絶対買いますよ。 

 

で、盛り上がった結果、予想通り21:00を超過しました（笑）

単純に、楽しかったです。

 

その後、懇親会にもたくさんご参加されたようですので、その様子は別途toggeterでご覧いただければと思います。

 

まとめ

プロジェクト管理の精度を上げたい方、日々の課題管理力を高めたい方、ひいては人生を主体的にコントロールしたい方はJBUGへ参加してみましょう。

 

Backlogを開発しているnulab社の中の人、Meggyさん作成のToggeterを参照すると、より臨場感あるかもです。（上述のように、懇親会風景もありますよ）

 

togetter.com

 

ちなみに、ブログレポート枠で参加すると、nulab社のトートバッグをもらえますよ。

なのでブログ書いてアウトプットしたい人にもお勧め。

 

※　当ブログでは顔出ししない方針なのでtoggeterからご確認頂きたく存じます。

 

個人的にnulab人事の在り方についてファンでもあるので、次はTシャツが欲しいです。（わがまま）

 

 

そして次は、次こそは、懇親会に参加するんやでえ。。

 

 

。。。貴重なお時間を皆様ありがとうございました。

 

 

何より自分の人生というプロジェクト管理を真摯に向き合いたいものです。

 

 

以上。

 

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