こんにちは。ERPパッケージシステム導入コンサルタントのafroriansymです。バックオフィス業務改善のお仕事も少々経験があります。
表題のとおり、普段取り扱っていないベンダーさんのシステムに触れて、とある企業様へクラウドの勤怠管理システムを導入した経験があります。その際に、調べて比較したことを棚おろししてみたいと思います。
本記事は、中小企業の人事総務担当者、情報システム担当者の方や、私と同じくシステム導入コンサルタントの方など向けに記載します。
業務要件を満たすシステムを探した
業務要件とか、小難しく書いてますが、やりたかったことは、給与計算を今より簡単に、ただしミスなくできるように、勤怠システム上で管理しましょう。ということでした。
今までは従業員がFAXで勤務表を本社に送り、本社内の内勤従業員が勤務表をもとに給与計算をする。という流れでした。それだと内勤従業員の手間がかかること、さらには手作業により入力ミスが発生しやすいという問題がありました。
こうした手作業と作業内容のチェックにかかる工数を省くためにシステム導入すると決めました。では、現場の従業員だけでなく、内勤従業員ともに使いやすいシステムはどんなものなのか、という点を掘り下げました。
ポイントはざっくりですが３点です。
１．勤怠管理システムから、給与システムへのデータ連携が簡単である
２．従業員が勤怠入力を簡単にできるような操作感であること（iPhoneみたい視覚的に操作手順がイメージしやすいもの）
３．承認者や休日のメンテナンスなどが、システムにさほど慣れていない内勤従業員でも対応できるかどうか
もう少し実際は掘り下げましたが、その点はまた別途書きます。
運用コストが低いか、高いか
クラウドシステムの利用料金は低いにこしたことはありません。しかし、低いとカスタマーサポートが不足していたり、機能が不足していたり、イケてない部分が増えていきます。
クラウド勤怠管理システムの利用費用は、だいたい利用ユーザー１名で300円前後という感じです。ユーザー数が1000名以上などある程度多ければ、250円とか200円にディスカウントされたり、各社色々とサービスがあります。
No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」 クラウド勤怠管理システムの「ジョブカン」
内勤従業員が、システムにあまり強くない場合は、少々コストが高くても、サポートが手厚いシステムを選ぶとよいでしょう。
とはいえ、様々な企業が勤怠管理システムをリリースしています。ボクシルのサイトでも多くの比較対象があり興味深いです。
勤怠管理システム比較44選 | クラウド | 価格・特徴 | 基礎知識も – 勤怠管理システム | ボクシルマガジン
ほとんどのシステムは、アカウント登録すれば一ヶ月ほど無料で利用可能なので、機能面の充実具合と、サポートの充実具合は何となく確認はとれるかと思われます。でも、実際にシステム開発ベンダーへ訪問して話を聞くなどを並行して実施することで比較はしやすくなります。もしかすると、利用したい企業の規模や業務要件によっては、個別に機能開発も検討してもらえるチャンスなどもあるかもしれません。
ただし、やはり勤怠管理システムは乱立している感もありますので、開発元の体力（企業情報など）や事業ポートフォリオをきちんと見ておくべきでしょう。
エンドユーザーが最も使い易いものはどれか
導入対象の企業様は、FAXで紙の勤務表を送るというクラシックな勤怠管理をしていたにもかかわらず、スマートフォンユーザー（個人の持ち物ですが。。）が意外と多かったので、スマホ対応もしているシステムを選択しました。
場所を選ばず、勤怠入力ができることは利用のハードルを下げるポイントです。使いやすいポイントになるというわけで、必須要件でした。
ちなみに、視覚的に使いやすいかは、利用者のリテラシーにも依存しますが、利用した結果感じることは、意外と使えばどうにでもなる。ということです。
とはいえ、実際に複数のシステムを試してみて、色々なシステムベンダーの人と会って納得いくよう確かめる行為が大切なのではと感じました。（上の人へ上申することなども考慮すると様々な検討プロセスも重要になるかと思いますので）
まとめ
勤怠管理の現業務を担保するもの、運用コストが低いもの、エンドユーザーが使いやすいもの。この３点を切り口として、とあるシステムを利用する判断に至りました。
私自身の過去のシステム選定業務における反省点としては、「勤怠管理以外のシステムとの連携」、「勤怠管理、給与計算以外のシステムとの連携」という視点で、業務設計をもっともっとしっかり検討する必要があったのではと感じています。
また、アルバイト対象者の勤怠提出～承認プロセスについては非常に悩んだ末、システム上で管理することをあきらめてしまいました。別途、課題となった部分を記事にしてみたいと思います。
さまざまな業務システムについては以下の書籍が参考になります。
エンジニア向けですが、業務担当者が辞書代わりに見るにも有用かと。
以上。
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